
Whistleblowerpolitik
DAF Trucks N.V. og alle relaterede DAF- og PACCAR-enheder ("DAF") opfordrer dig til at rapportere mulige forseelser. PACCAR Ethics Hotline introduceres for at rapportere forseelser eller potentielle overtrædelser af PACCAR Code of Conduct, PACCAR interne regler eller (inter)nationale love og bestemmelser ("PACCAR Ethics Hotline") og kan bruges gratis (online eller pr. telefon). PACCAR Ethics Hotline kan bruges til enhver indberetning i henhold til EU's whistleblowing-direktiv eller national lovgivning implementeret baseret på dette direktiv.
-
Hvem kan indgive en anmeldelse?
Alle personer, der har (eller har haft) en ansættelseskontrakt med DAF og alle personer, der i øvrigt udfører (eller har udført) arbejde for DAF, kan indgive en anmeldelse. Eksterne interessenter i DAF, såsom leverandører, ansøgere, samarbejdspartnere mv., kan også indberette.
-
Hvilke spørgsmål falder ind under denne politik
Politikken kan bruges til at indberette mistanke om mulige forseelser eller overtrædelser af (inter)nationale love og regler inden for eller af DAF. Eksempler omfatter:
- (Mulige) Kriminelle lovovertrædelser eller overtrædelser af (inter)nationale love og regler;
- Overtrædelser af PACCARs adfærdskodeks, PACCARs standardpolitikker, overholdelsesregler eller andre interne politikker i DAF/PACCAR; eller
- Trusler mod miljøet, risici for folkesundheden, risici for personlig sikkerhed eller risici for virksomhedens korrekte funktion på grund af ukorrekte handlinger eller undladelser.
-
Hvem kan du søge råd hos?
Hvis du har mistanke om eller kender til mulige forseelser og/eller krænkelser, kan du anmelde det til din almindelige DAF-kontaktperson. Hvis denne rapporteringskanal ikke er en mulighed, kan du bruge PACCAR Ethics Hotline, hvor du kan indsende en anonym rapport, hvis det ønskes. Du kan også diskutere dine bekymringer fortroligt med Compliance Director, før du indgiver en rapport. Kontakt kan etableres via vores Compliance Office ved at bruge nedenstående kontaktformular.
Du kan også anmode om information, rådgivning og støtte vedrørende formodede forseelser eller overtrædelser af EU-lovgivningen (lokale og europæiske love og regler) fra Whistleblowers Authority eller andre myndigheder (se hollandske eksempler i afsnittet 'Sådan kan du indgive en anmeldelse') i din land (hvis relevant). -
Hvordan kan du indgive en anmeldelse?
Hvis du vælger at følge DAF's rapporteringspolitik, kan du indgive en skriftlig eller mundtlig rapport til din almindelige DAF-kontaktperson. Dette kan også gøres anonymt, hvis det ønskes. Hvis du ønsker at indgive en fuldstændig anonym anmeldelse, kan du bruge PACCAR Ethics Hotline. Flere oplysninger om PACCAR Ethics Hotline kan findes på PACCAR Ethics Hotline-webstedet under ofte stillede spørgsmål.
Ved indgivelse af anmeldelse af mistanke om mulige forseelser skal det ske i god tro og så vidt muligt understøttes af relevante oplysninger.
I stedet for at foretage en anmeldelse via DAF’s procedure, kan du også foretage en indberetning direkte til den kompetente (eksterne) myndighed vedrørende mistanke om forseelser eller overtrædelser af EU-retten (lokale og europæiske love og regler). Kompetente myndigheder omfatter (landespecifikke, her hollandske myndigheder):
- Myndigheden for forbrugere og markeder (ACM);
- den nederlandske myndighed for finansielle markeder (AFM);
- Den hollandske databeskyttelsesmyndighed (AP);
- Den hollandske centralbank (DNB);
- Whistleblower-myndigheden;
- Sundheds- og Ungdomstilsynet (IGZ);
- Den hollandske sundhedsmyndighed (NZ);
- Myndigheden for Nuklear Sikkerhed og Strålingsbeskyttelse (ANVS); og
- Organisationer og administrative organer eller dele heraf udpeget ved almindelig forvaltningsbekendtgørelse eller ministeriel forskrift.
Indberetning via DAF’s procedure foretrækkes af os, fordi det gør det muligt at håndtere den formodede forseelse eller krænkelse hurtigere, og hvis der rapporteres eksternt, går DAF glip af muligheden for intern undersøgelse.
-
Hvad sker der, når du indgiver en anmeldelse?
Når en rapport er modtaget, sendes den til Compliance Director. DAF skal behandle indberetningen fortroligt. Alle personer, der er involveret i håndteringen af en anmeldelse, må ikke afsløre identiteten af indberetteren eller andre involverede parter uden indberetterens udtrykkelige skriftlige samtykke, og skal behandle oplysningerne om indberetningen fortroligt.
Compliance Director, eller en person udpeget af ham/hende, hvis det er nødvendigt, vurderer først, hvilke handlinger der skal tages, og hvilken undersøgelse (om nødvendigt) der skal udføres på baggrund af rapporten. Compliance Director sender straks, men senest inden for syv dage, en bekræftelse på modtagelsen af rapporten til indberetteren. Compliance Director registrerer rapporten i et dedikeret register.
Compliance-direktøren sikrer, at rapporten dokumenteres skriftligt og fremlægger denne dokumentation for indberetteren til bekræftelse og underskrift. Reporteren modtager en kopi af denne dokumentation.
Compliance-direktøren forelægger et forslag til undersøgelse for integritetsudvalget så hurtigt som det er rimeligt muligt efter rapporten, medmindre:
a) Indberetningen er ikke baseret på rimelige grunde, eller
b) Det er på forhånd klart, at rapporten ikke vedrører en forseelse, mistanke om forseelse eller overtrædelse eller risiko for overtrædelse af (inter)nationale love og regler.
Hvis integritetsudvalget beslutter ikke at foretage en undersøgelse, informerer compliancedirektøren indberetteren inden for to uger efter, at rapporten er afgivet. Denne beslutning er begrundet.
Hvis integritetsudvalget beslutter at foretage en undersøgelse, orienterer compliancedirektøren indberetteren herom senest to uger efter indberetningen er afgivet. -
Hvordan foregår undersøgelsen?
Med henblik på undersøgelsen efter en rapport er Compliance Director bemyndiget til at anmode om alle relevante interne dokumenter og interviewe alle relevante parter, som han/hun anser for nødvendige for at formulere sin rådgivning til Integritetsudvalget.
Såfremt der gives oplysninger, der på grund af deres fortrolige karakter skal forblive fortrolige, indberettes dette til Compliance Director. Compliance-direktøren kan ansætte eksperter til at indhente de nødvendige oplysninger.
Omkostningerne forbundet hermed forelægges Integritetsudvalget til godkendelse inden engagement. -
Rådgivningsrapport
Så hurtigt som muligt efter at have modtaget rapporten, dokumenterer Compliance Director sine resultater i en rådgivningsrapport til integritetsudvalget. Rådgivningsrapporten beskriver rapportens gyldighed og kan indeholde anbefalinger.
Rådgivningsrapporten med anbefalinger leveres til Integritetsudvalget i anonymiseret form, hvis det er nødvendigt for at beskytte indberetteren og i overensstemmelse med den fortrolige karakter af de oplysninger, der gives til Compliance Director. -
Integritetsudvalgets stilling
Inden for højst tre måneder efter modtagelsen af rapporten underretter Compliance-direktøren eller et medlem af ledelsen skriftligt indberetteren og enhver berørt af rapporten om Integritetsudvalgets indholdsmæssige holdning til rapporten. I særlige tilfælde kan denne frist forlænges. Compliance-direktøren meddeler dette skriftligt til indberetteren med begrundelse.
-
Hvordan er en journalist beskyttet?
Reportere, der indgiver rapporter om forseelser, der er omfattet af denne politik i god tro, vil ikke blive intimideret eller forfordelt (ikke-repressalier) eller stå over for andre negative konsekvenser for at udtrykke deres bekymringer.
Denne politik om ikke-repressalier gælder også for enhver, der hjælper reporteren og/eller enhver anden involveret tredjepart. Repressalier omfatter, men er ikke begrænset til:
- Mobning, ignorering og udelukkelse af reporteren;
- Fremsætte ubegrundede eller uforholdsmæssige beskyldninger vedrørende reporterens præstation;
- Indførelse af faktiske efterforsknings-, tale-, arbejdsplads- og/eller kontaktforbud mod reporteren eller kollegerne til reporteren, i enhver form eller formulering;
- At intimidere reporteren ved at true med visse foranstaltninger eller adfærd, hvis rapporten forfølges.
DAF tolererer ikke nogen form for intimidering eller gengældelse og vil træffe disciplinære foranstaltninger mod de relevante kolleger eller ledere, hvis det er nødvendigt. Politikken om ikke-repressalier gælder ikke i tilfælde af personlige klager, kritik af politiske valg eller samvittighedsgrunde. Politikken om ikke-repressalier gælder heller ikke, hvis indberetteren handler for personlig vinding eller fremsætter falske beskyldninger, der er fremsat bevidst, af upassende årsager eller med ondsindet hensigt.
Hvis en reporter mener, at de bliver straffet på grund af deres position som rapporterer af påståede forseelser, eller fordi de deltager i en undersøgelse efter en anmeldelse, opfordres de til straks at rapportere dette til Compliance Director, så DAF kan træffe passende foranstaltninger.
Hvis det viser sig, at reporteren var personligt involveret i påståede forseelser, fritager en anmeldelse ikke reporteren fra mulige foranstaltninger fra DAF eller fra civilt, strafferetligt eller juridisk ansvar. DAF vil dog altid tage højde for, at en reporter frivilligt og i god tro har indberettet deres mistanke om forseelser i overensstemmelse med denne politik. DAF vil overholde gældende love og krav til beskyttelse af privatlivets fred og databeskyttelse under undersøgelser, som angivet i deres fortrolighedserklæring.