Whistleblowerpolitik

Alle personer, der har en ansættelseskontrakt med DAF (eller har haft en i fortiden), samt alle personer, der udfører (eller har udført) arbejde for DAF i enhver anden egenskab. Eksterne interessenter hos DAF, såsom leverandører, ansøgere, partnere osv., kan også indgive en rapport.

Politikken kan bruges til at rapportere mistanker om potentielle forkert handlinger eller overtrædelser af (inter)nationale love og regler inden for eller i forbindelse med DAF. Eksempler inkluderer:

• Mulige kriminelle overtrædelser eller overtrædelser af (inter)nationale love og regler;
• Overtrædelser af PACCARs Etiske Kodeks, PACCAR Standardpolitikker, compliance-regler eller andre interne politikker hos DAF/PACCAR; eller
• Trusler mod miljøet, folkesundheden, personlig sikkerhed eller virksomhedens rette funktion som følge af uhensigtsmæssige handlinger eller undladelser.

Hvis du mistænker eller ved, at der kan være forkert handlinger og/eller overtrædelser, kan du rapportere dette til din kontaktperson hos DAF. Hvis denne rapporteringskanal ikke er en mulighed, kan du bruge PACCAR Ethics Line, hvor du kan rapportere anonymt, hvis ønskes. Du kan også drøfte dine bekymringer fortroligt med Compliance Director hos DAF, inden du indgiver en rapport. Du kan gøre dette ved at kontakte vores Compliance Office via kontaktformularen nedenfor.

Du kan også anmode om information, råd og støtte vedrørende indgivelse af en (mistænkt) forkert handling eller en overtrædelse af EU-retten (lokale og europæiske love og regler) fra den kompetente myndighed (se under 'Hvordan kan du indgive en rapport').

Hvis du vælger at følge denne rapporteringspolitik hos DAF, kan du indgive en rapport skriftligt eller mundtligt til din kontaktperson hos DAF eller til Compliance Director via den nedenstående kontaktformular. Dette kan også gøres anonymt, hvis ønskes. Hvis du ønsker at indgive en helt anonym rapport, kan du bruge PACCAR Ethics Line. Mere information om PACCAR Ethics Line kan findes under afsnittet 'Ofte stillede spørgsmål'/'FAQs' på PACCAR Ethics Line-websitet.

Når du indgiver en rapport om mistænkte forkert handlinger, skal det gøres i god tro og understøttes af relevante oplysninger i det omfang, det er muligt.

I stedet for at indgive en rapport til DAF kan du også rapportere direkte til den kompetente (eksterne) myndighed, hvis du mistænker forkert handlinger eller en overtrædelse af EU-retten (lokale og europæiske love og regler). Kompetente myndigheder inkluderer:

1. Datatilsynet
2. Den Nationale Whistleblowerordning
3. Udenrigministeriet (MFA)
4. Fianstilsynet (FSA)
5. Justitsministeriet

Det foretrækkes af DAF, at du indgiver rapporter direkte til din kontaktperson hos DAF, til Compliance Director eller via PACCAR Ethics Line, da dette gør det muligt at håndtere forkert handlinger eller overtrædelser hurtigst muligt.

Når en rapport modtages, vil den blive videresendt til Compliance Director. DAF er forpligtet til at behandle rapporten fortroligt. Alle personer, der er involveret i håndteringen af rapporten, må ikke afsløre identiteten af rapportøren eller andre involverede parter uden den eksplicitte skriftlige samtykke fra rapportøren, og de vil behandle oplysningerne om rapporten fortroligt.

Compliance Director, eller en person udpeget af dem, hvis det er nødvendigt, vil først vurdere de passende foranstaltninger, der skal træffes, og behovet for enhver undersøgelse baseret på rapporten. Compliance Director vil hurtigst muligt, men senest inden for syv dage, sende en bekræftelse til rapportøren om modtagelsen af rapporten. Rapporten vil blive registreret af Compliance Director i et særligt register.

Compliance Director vil, så hurtigt som rimeligt muligt, fremsætte et forslag til en undersøgelse til Integritetskomitéen baseret på rapporten, medmindre:

• Rapporten ikke er baseret på rimelige grunde, eller
• Det er klart på forhånd, at rapporten ikke vedrører en forkert handling, mistanke om en forkert handling, eller en overtrædelse eller risiko for overtrædelse af (inter)nationale love og regler.

Hvis Integritetskomitéen beslutter ikke at iværksætte en undersøgelse, vil Compliance Director informere rapportøren inden for to uger efter indgivelsen af rapporten. Denne beslutning vil blive ledsaget af en begrundelse.

Hvis Integritetskomitéen beslutter at iværksætte en undersøgelse, vil Compliance Director informere rapportøren herom inden for to uger efter indgivelsen af rapporten.

I forbindelse med undersøgelsen efter en rapport har Compliance Director beføjelse til at anmode om alle relevante dokumenter og interviewe alle relevante parter, som anses for nødvendige for udformningen af deres rådgivning til Integritetskomitéen.

Hvis der gives oplysninger, der skal forblive fortrolige på grund af deres karakter, vil det blive rapporteret til Compliance Director.

Compliance Director kan inddrage eksperter for at opnå de nødvendige oplysninger.

Så hurtigt som muligt efter modtagelsen af rapporten vil Compliance Director dokumentere fundene i en rådgivningsrapport rettet til Integritetskomitéen. Rådgivningsrapporten vil beskrive gyldigheden af rapporten og, hvis relevant, give anbefalinger.

Rådgivningsrapporten med anbefalinger vil blive givet til Integritetskomitéen i anonymiseret form, hvis det er nødvendigt for at beskytte rapportøren, og samtidig respektere fortroligheden af de oplysninger, der er givet til Compliance Director.

Inden for maksimalt tre måneder efter modtagelsen af rapporten vil Compliance Director eller et medlem af ledelsen informere rapportøren og enhver person, rapporten vedrører, skriftligt om Integritetskomitéens stilling vedrørende rapporten. I særlige tilfælde kan denne periode forlænges. Compliance Director vil skriftligt informere rapportøren om en sådan forlængelse med angivelse af årsagerne.

Rapportører, der i god tro indgiver rapporter om forkert handlinger, der er dækket af denne politik, vil ikke blive intimideret eller udsat for ulemper (forbud mod repressalier), og de vil ikke opleve nogen negative konsekvenser (f.eks. vedrørende deres ansættelse) for at udtrykke deres bekymringer. Dette forbud mod repressalier gælder også for personer, der støtter rapportøren og/eller andre involverede tredjeparter. Repressalier inkluderer, men er ikke begrænset til:

• Mobning, at ignorere og ekskludere rapportøren;
• At fremsætte grundløse eller uforholdsmæssige anklager vedrørende rapportørens præstationer;
• At pålægge faktiske forbud mod forskning, tale, arbejdsplads og/eller kontakt til rapportøren eller rapportørens kolleger i enhver form;
• At intimidere rapportøren ved at true med bestemte foranstaltninger eller handlinger, hvis rapporten forfølges.

DAF tolererer ikke nogen form for intimidation eller repressalier og vil tage disciplinære foranstaltninger mod relevante kolleger eller ledere, hvis det er nødvendigt.

Forbuddet mod repressalier gælder ikke i tilfælde af personlige klager, kritik af trufne politiske valg eller samvittighedsindvendinger. Forbuddet mod repressalier gælder heller ikke, hvis rapportøren handler for personlig vinding, eller hvis der fremsættes falske anklager med vilje, af urimelige grunde eller med ondskabsfuld hensigt.

Hvis en rapportør mener, at de bliver straffet på grund af deres stilling som rapportør af påståede forkert handlinger eller for at deltage i en undersøgelse efter en rapport, opfordres de til straks at rapportere dette til Compliance Office eller Compliance Director, så der kan tages passende foranstaltninger af DAF.

Hvis det konstateres, at rapportøren har været personligt involveret i påståede forkert handlinger, fritager indgivelsen af rapporten om forkert handlinger ikke rapportøren fra potentielle (disciplinære) foranstaltninger fra DAF eller fra civilretligt, strafferetligt eller juridisk ansvar. Dog vil DAF altid tage hensyn til det faktum, at en rapportør frivilligt og i god tro har rapporteret deres mistanker om forkert handlinger i overensstemmelse med denne politik.

Under undersøgelser vil DAF overholde gældende privatlivs- og databeskyttelseslove og -krav, som beskrevet i sine interne politikker.