109 New Generation DAF trucks

Rapportering Respons Plan

 

Hvad sker der, når du rapporterer en (mistænkt) overtrædelse fra DAF af loven eller reglerne, vores PACCAR adfærdskodeks eller andre PACCAR-politikker? Reaktionsplanen følger en fem-trins tilgang:

 
  • 1. Meld kvittering

    Når du anmelder en (mistænkt) overtrædelse, modtager du en bekræftelse på modtagelsen. Et resumé og håndteringsforslag sendes til Integritetsudvalget af Director Compliance.

  • 2. Indledende vurdering

    Dette gøres normalt inden for to uger efter modtagelsen af rapporten. Hæderlighedsudvalget vurderer sagen og træffer afgørelse om afskedigelse eller undersøgelse. Denne beslutning vil blive meddelt reporteren. Hvis det besluttes, at sagen skal efterforskes, overdrages sagen til en efterforsker. Efterforskeren foretager en indledende vurdering af rapportens troværdighed, kontekst og (potentielle) seriøsitet.

  • 3. Planlægning af undersøgelsen

    Hvis undersøgelse skønnes nødvendig, vil integritetsudvalget danne et undersøgelseshold. Efterforskning er altid påkrævet, når indberetningen:

    - indeholder påståede overtrædelser af FCPA eller andre gældende anti-korruptionslove;
    - indeholder påståede overtrædelser af antitrustlovgivningen;
    - involverer PACCAR EU's øverste ledelse; og/eller
    - ellers potentielt kunne have en stor til massiv omdømmepåvirkning på DAF/PACCAR (herefter Selskabet).

    Efterforskningsholdet bør være uafhængigt og derfor ikke indeholde en direkte kollega, underordnet eller supervisor for den mistænkte eller reporter.

    Efterforskningsholdet vil give integritetsudvalget foreløbige oplysninger om planlægningen af undersøgelsen. Efterforskningsholdets primære rolle er at indsamle information og dokumentation vedrørende rapporten (faktafund). Det er op til Integritetsudvalget at tage stilling til, om den formodede krænkelse er sket.

    Efter oprettelse af undersøgelsesteamet skal formålet med og omfanget af undersøgelsen defineres i undersøgelsesplanen, ideelt set inden for en uge. På dette tidspunkt, og efter at have vurderet troværdigheden og konteksten, som enhver indberetning er lavet i, kan undersøgelsesteamet råde integritetsudvalget til at afvise en indberetning (f.eks. på grund af få eller ingen beviser til at underbygge den påståede krænkelse). I så fald skal efterforskningsholdet dokumentere og arkivere denne rådgivning. Integritetsudvalgets beslutning vil blive begrundet i kommunikationen til indberetteren.

  • 4. Conducting the investigation

    Efter planlægning af undersøgelsen skal følgende trin gennemføres så hurtigt som muligt:
    - Sikring af beviser
    - Afholdelse af interviews
    - Udførelse og verifikation af analyser
    - Mellemliggende statusrapportering til Integritetsudvalget

    Undersøgelsen bør foretages inden for 2 måneder efter modtagelsen af indberetningen. Under særlige omstændigheder kan integritetsudvalget forlænge undersøgelsesperioden, hvilket vil blive meddelt indberetteren.

  • 5. Slutrapport og erfaringer

    Fund og observationer skal være behørigt dokumenteret. Og en endelig rapport skal afgives af undersøgelsesteamet til integritetsudvalget. Integritetsudvalget bør begrænse distributionen og præsentationen af den endelige rapport på et behov for at vide-basis til kun autoriseret personale.

    Et resumé af resultater eller det endelige resultat vil blive givet til reporteren af integritetsudvalget.
    Afhængigt af undersøgelsens resultater vil integritetsudvalget rådgive den relevante linjeledelse i tilfælde af en formodet overtrædelse relateret til compliance eller i tilfælde af enhver anden form for formodet forseelse, om den passende fremgangsmåde såsom, men ikke begrænset til:

    jeg. Erklære rapporten for uantagelig / ikke træffe yderligere foranstaltninger.
    ii. At tage disciplinære handlinger, f.eks. skriftlig advarsel, obligatorisk træning, suspension, reduktion i løn, degradering eller opsigelse af ansættelsen for de involverede medarbejdere.
    Enhver sådan disciplinær handling vil korrekt afspejle alvoren af forseelsen.
    iii. Udvikling af yderligere tiltag, såsom uddannelse, styrkelse af interne kontroller, oprettelse af yderligere politikker eller andre tiltag, der har til formål at fremme en kultur af integritet og overholdelse.

 
 

Anmodning om information